Quand vous recherchez un emploi ou un stage, quand vous désirez résilier un bail de location ou lorsque vous faites une demande de papier administratif à la mairie, vous êtes amené à rédiger à une lettre officielle. Cette leçon de français souligne que ce type de lettre est régi par des normes. Outre la présentation formalisée à prendre en considération, il est aussi important de bien soigner la formule d’appel, la formule d’introduction, le développement et la formule finale. Pour plus de détails, lisez plutôt ce cours de français proposé par Bienécrire.

Comment présenter une lettre officielle ?

Exemples : • Recherche d’emploi ou de stage • Résiliation de forfait téléphonique, d’assurance etc. • Réclamation au service client • Résiliation d’un bail de location • Demande de papier administratif à une mairie

1. Vous devez mettre vos coordonnées : • Nom • Prénom • Adresse • Téléphone • E-mail

2. Les coordonnées du destinataire : • Nom • Adresse ❑ Si vous envoyez à une personne particulière au sein d’une entreprise, il faut préciser « A l’attention de ».

3. L'objet de la lettre: vous devez marquer «Objet: » et la raison pour laquelle vous écrivez cette lettre.

4. Lieu et date de la lettre.

5. Formule d'appel • Les formules d'appel sont : « Madame, Monsieur, » (si vous ne savez pas si vous vous adressez à un homme ou à une femme), « Monsieur, » (si vous vous adressez à un seul homme), « Madame » (une seule femme). • Si vous connaissez le nom de la personne, vous rajoutez son nom à votre formule d'appel.

Exemple : o « Monsieur Dupont » https://www.youtube.com/Bienecrire Comment présenter une lettre officielle ? ❑ Cependant, il est préférable de toujours donner la fonction de la personne plutôt que son nom. Exemples : o « Madame la directrice, » « Monsieur le maire, etc. »

Exemple : « Je me permets de vous écrire pour vous demander, etc. »

❑ Dans l’exemple, celui d’une demande d’emploi: • l’introduction correspond à la raison pour laquelle vous écrivez la lettre (obtenir un poste). • le développement consiste à expliquer pourquoi vous convenez au poste. • la conclusion appelle à l’action (indirectement, vous demandez au recruteur de vous contacter).

7. La formule finale: ❑ Les formules finales sont diverses, par exemple : «Veuillez agréer (+ formule d'appel, c’est-à-dire Madame par exemple) l'expression de mes salutations les plus sincères. »

1 : expéditeur (vous !) 2 : destinataire 3 : objet 4 : date 5 : formule d’appel 6 a : introduction 6 b : développement 6 c : conclusion 7 : formule de fin 8 : signature

Voici quelques astuces pour vous aider :

1. Structure de la lettre :

Une lettre officielle est généralement divisée en plusieurs sections :

  • En-tête : Votre nom, votre adresse et la date. Si vous utilisez du papier à en-tête, cette information peut déjà être incluse.
  • Ligne d’adresse : Le nom et l’adresse du destinataire. Cela doit être aligné à gauche de la page.
  • Objet : Un résumé bref et concis de l’objet de votre lettre.
  • Salutation : Une salutation formelle, comme « Monsieur, » ou « Madame, ».
  • Corps de la lettre : Le contenu principal de votre lettre. Assurez-vous que vos paragraphes sont courts et clairs.
  • Conclusion : Une conclusion formelle, comme « Veuillez agréer, Madame/Monsieur, l’expression de mes sentiments distingués. »
  • Signature : Votre nom et votre signature.

2. Ton de la lettre :

Une lettre officielle doit être rédigée de manière formelle et respectueuse. Évitez le langage familier ou le jargon et utilisez des phrases complètes. Soyez poli, même si vous écrivez une lettre de plainte ou une autre lettre négative.

3. Contenu de la lettre :

Le contenu de votre lettre doit être clair et direct. Commencez par une courte introduction qui explique l’objet de votre lettre. Ensuite, donnez tous les détails nécessaires dans le corps de la lettre. Terminez par une conclusion qui résume votre point de vue et, si nécessaire, indique les prochaines étapes ou ce que vous attendez du destinataire.

4. Revue et correction :

Avant d’envoyer votre lettre, assurez-vous de la relire attentivement. Vérifiez l’orthographe, la grammaire et la ponctuation. Assurez-vous que la lettre est claire et compréhensible. Si possible, faites relire votre lettre par une autre personne.

5. Envoi de la lettre :

Selon l’importance de la lettre, vous pouvez choisir de l’envoyer par courrier ordinaire ou recommandé. Si vous l’envoyez par courrier électronique, assurez-vous de suivre les mêmes règles de formatage.

Rappelez-vous, l’objectif d’une lettre officielle est de communiquer une information importante de manière claire et respectueuse. Prenez le temps nécessaire pour la rédiger correctement, cela reflètera votre professionnalisme et votre attention aux détails.